¿Cómo sincronizar agenda con WhatsApp?

Ricardo MacarioPor Ricardo Macario - 31 Mayo, 2023 - 3 min

En este tutorial te enseño cómo integrar tu agenda con WhatsApp para:

  • Confirmar citas y turnos automáticamente
  • Enviar recordatorios automáticos

Vamos a automatizar el proceso de contactar a cada persona manualmente para liberar tu tiempo. Este es un ejemplo de un mensaje de confirmación:

Ejemplo de mensaje de confirmación de asistencia por WhatsApp

¿Quieres recibir un ejemplo en tu WhatsApp?

Estos son los pasos que vamos a seguir:

  1. Introducción a Confirmafy

  2. Escoge la agenda donde guardarás las citas

  3. Configura la plantilla del mensaje de WhatsApp

  4. Crea citas en tu agenda

  5. Monitorea tu agenda para ver las respuestas

1. Introducción a Confirmafy

Lo primero que tienes que saber es que no es posible hacer esto directo de la aplicación de WhatsApp o WhatsApp business.

Es necesario usar una aplicación externa que se encargue de monitorear las citas en nuestra agenda y luego proceda a enviar mensajes de confirmación por cada cita.

La aplicación que vamos a utilizar se llama Confirmafy, y es súper fácil de usar. En menos 5 minutos estarás confirmando asistencia automáticamente.

Comienza creándote una cuenta en Confirmafy.

2. Escoge la agenda donde guardarás las citas

En este momento Confirmafy ofrece dos opciones donde guardar las citas: la agenda de Confirmafy y Google Calendar.

Si ya usas Google Calendar para llevar las citas, solo tienes que conectar tu cuenta a Confirmafy. Esta guía te explica cómo hacerlo.

Si usas cualquier otra aplicación o lapíz y papel mi recomendación es que pruebes la agenda de Confirmafy.

3. Configura la plantilla del mensaje de WhatsApp

El siguiente paso es configurar la plantilla de WhatsApp. La plantilla es el mensaje que se enviará al número de WhatsApp asociado a tu cita en la agenda. Puedes personalizar tu plantilla para que incluya la información que desees, como el nombre de tu empresa y el motivo de la cita.

Así se ve la plantilla para un odontólogo:

ejemplo de plantilla para confirmar asistencia

4. Crea citas en tu agenda

Comienza a crear citas en la agenda.

Confirmafy va a leer todas las citas y se va a encargar de enviar mensajes por WhatsApp a cada persona preguntando si la persona puede asistir a la cita.

Fíjate en este ejemplo donde estoy usando Google Calendar como escribo el número de WhatsApp de Ricardo en el título del evento:

cómo agendar cita

5. Monitorea tu agenda para ver las respuestas

Una persona confirma asistencia diciendo sí o no. Dependiendo de su respuesta Confirmafy actualizará la cita con un símbolo:

🟡 Amarillo: Significa que Confirmafy envió el mensaje de WhatsApp pero la persona no ha respondido

🟢 Verde: Significa que la persona confirmó la asistencia

🔴 Rojo: Significa que la persona canceló su asistencia

Fíjate en la siguiente agenda cómo cada evento esta marcado con uno de estos colores:

google calendar con asistencia confirmada

Resumen

Espero que esta guía te ahorre mucho tiempo. Estos son los pasos:

  1. Regístrate en Confirmafy

  2. Escoge si usarás la agenda de Confirmafy o Google Calendar

  3. Configura la plantilla del mensaje de WhatsApp

  4. Crea citas en tu agenda (Confirmafy se encargará de enviar mensajes)

  5. Monitorea tu calendario

Te dejo el link para registrarte en Confirmafy:

¿Tienes dudas?