Cómo sincronizar agenda con WhatsApp

Si le escribes manualmente por WhatsApp a cada persona que tienes en tu agenda este tutorial es para ti.

Vamos a automatizar el proceso de contactar a cada persona manualmente para liberar tu tiempo.

Estos son los pasos que vamos a seguir:

1. Comienza a llevar tu agenda en Google Calendar

2. Conectar tu Google Calendar a WhatsApp con Confirmafy

3. Configurar la plantilla del mensaje de WhatsApp

4. Comienza a agendar en tu Google Calendar

5. Monitorea tu agenda en Google Calendar para ver las respuestas

1. Comienza a llevar tu agenda en Google Calendar

Lo primero es que tenemos que llevar la agenda digitalmente. No hay forma de automatizar tu agenda si la llevas en un papel o en un cuaderno.

Hay muchas opciones para llevar tu agenda digitalmente. Pero en este momento Google Calendar es la única que podemos integrar con WhatsApp para la automatización.

Si no tienes una cuenta de Google Calendar, puedes crear una gratis en calendar.google.com.

Si ya tienes una cuenta en Google Calendar puedes seguir al siguiente paso.

2. Conecta tu Google Calendar a WhatsApp con Confirmafy

Confirmafy se encarga de la integración entre Google Calendar y WhatsApp.

Primero créate una cuenta en Confirmafy.

Una vez que estés registrado dale al siguiente botón y escoge el calendario de Google donde llevarás la agenda:

3. Configura la plantilla para confirmar asistencia

El siguiente paso es configurar la plantilla de WhatsApp. La plantilla es el mensaje que se enviará al número de WhatsApp asociado a tu cita en la agenda. Puedes personalizar tu plantilla para que incluya la información que desees, como el nombre de tu empresa y el motivo de la cita.

Así se ve la plantilla para un odontólogo:

4. Comienza a agendar en tu Google Calendar

El último paso es comenzar a crear eventos en tu Google Calendar. Recuerda que si antes llevabas tu agenda en físico o en otra aplicación ahora la llevarás en Google Calendar.

Confirmafy va a leer todas las citas que agendas y se va a encargar de enviar mensajes por WhatsApp a cada persona preguntando si la persona puede asistir a la cita. Para que esto funcione, tienes que agregar el número de WhatsApp de cada persona en el título o descripción del evento en Google Calendar.

Fíjate en este ejemplo cómo escribo el número de WhatsApp de Ricardo en el título del evento:

5. Monitorea tu agenda en Google Calendar para ver las respuestas

Una persona confirma asistencia diciendo sí o no. Dependiendo de su respuesta Confirmafy actualizará tu evento en Google Calendar con un símbolo:

🟡 Amarillo: Significa que Confirmafy envió el mensaje de WhatsApp pero la persona no ha respondido

🟢 Verde: Significa que la persona confirmó la asistencia

🔴 Rojo: Significa que la persona canceló su asistencia

Fíjate en la siguiente agenda cómo cada evento esta marcado con uno de estos colores:

Resumen

Espero esta guía te quite mucho trabajo de encima y puedas invertir ese tiempo en otras tareas más productivas. Estos son los pasos:

1. Comienza a llevar tu agenda en Google Calendar

2. Regístrate en Confirmafy

3. Asocia tu calendario de Google

4. Configura la plantilla del mensaje de WhatsApp

5. Crea eventos en tu Google Calendar con el número de WhatsApp del invitado del evento

6. Monitorea tu calendario

Te dejo el link para registrarte en Confirmafy: