Cómo confirmar asistencia por WhatsApp automáticamente

Ricardo MacarioPor Ricardo Macario - 30 Mayo, 2023 - 4 min

¿Pierdes mucho tiempo confirmando asistencia para citas y eventos manualmente por WhatsApp?

Seguramente tu proceso se ve así:

  • Revisas la agenda

  • Le escribes manualmente a cada persona agendada por WhatsApp

  • Esperas las respuestas

  • Actualizas la agenda dependiendo de la respuesta

En este artículo vamos a automatizar este proceso para que tus clientes reciban mensajes automáticos como este:

Ejemplo de mensaje de confirmación de asistencia por WhatsApp

¿Quieres recibir un ejemplo en tu WhatsApp?

Estos son los pasos que vamos a seguir:

  1. Introducción a Confirmafy

  2. Escoge la agenda donde guardarás las citas

  3. Configura la plantilla del mensaje de WhatsApp

  4. Comienza a llenar tu agenda

  5. Monitorear tu agenda

1. Introducción a Confirmafy

Lo primero que tienes que saber es que no es posible hacer esto directo de la aplicación de WhatsApp o WhatsApp business.

Es necesario usar una aplicación externa que se encargue de monitorear las citas en nuestra agenda y luego proceda a enviar mensajes de confirmación por cada cita.

La aplicación que vamos a utilizar se llama Confirmafy, y es súper fácil de usar. En menos 5 minutos estarás confirmando asistencia automáticamente.

Comienza creándote una cuenta en Confirmafy.

2. Escoge la agenda donde guardarás las citas

En este momento Confirmafy ofrece dos opciones donde guardar las citas: la agenda de Confirmafy y Google Calendar.

Si ya usas Google Calendar para llevar las citas, solo tienes que conectar tu cuenta a Confirmafy. Esta guía te explica cómo hacerlo.

Si usas cualquier otra aplicación o lapíz y papel mi recomendación es que pruebes la agenda de Confirmafy.

3. Configura la plantilla del mensaje de WhatsApp

La plantilla es el mensaje que se enviará al número de WhatsApp asociado a la cita. Puedes personalizar tu plantilla para que incluya la información que desees, como el nombre de tu empresa o clínica y el motivo de la cita.

Así se ve la plantilla para un odontólogo:

ejemplo de plantilla para confirmar asistencia

4. Comienza a llenar tu agenda

Simplemente crea eventos en tu agenda por cada cita con tus clientes.

Si usas Google Calendar asegúrate de dejar el número de WhatsApp de la persona en el título o descripción del evento. Te muestro un ejemplo:

cómo agendar cita

5. Monitorea tu agenda para ver las respuestas

Una persona confirma asistencia diciendo sí o no. Dependiendo de su respuesta Confirmafy actualizará la cita con un símbolo:

🟡 Amarillo: Significa que Confirmafy envió el mensaje pero la persona no ha respondido

🟢 Verde: Significa que la persona confirmó la asistencia

🔴 Rojo: Significa que la persona canceló su asistencia

google calendar con asistencia confirmada

Resumen

Y listo es así de fácil, no perderás más tiempo confirmando asistencia manualmente. Aquí te dejo el resumen:

  1. Regístrate en Confirmafy

  2. Decide que agenda usarás

  3. Configura la plantilla del mensaje de confirmación de asistencia

  4. Crea citas en tu agenda

  5. Monitorea tu agenda

Te dejo el link donde empezar:

¿Tienes dudas?